ConReCon Unternehmensberatung Dirk Müller » Excel-Tipps

Bedingte Formatierung und Umsortierungen in Excel 2003

Dirk — Fri, 01 Jul 2011 07:00:57 +0000

In den letzten Tagen habe ich mich nebenbei mal wieder mit diversen Excel-Funktionen beschäftigt und bin bei der Version 2003 ein wenig an die Grenzen gestossen.

Problem war eine Tabelle, die bedingte Formatierungen in Summenzeilen enthält und die nun nach diversen Varianten umsortiert werden sollte. Nach der Sortierung waren die Formatierungen nicht mehr vorhanden bzw. an der falschen Stelle. Auch mit VBA bin ich nicht weitergekommen, im Endeffekt habe ich ein Makro angelegt, welches bei den Sortierungen jeweils auch die bedingten Formatierungen anlegt oder wieder entfernt. Für mich erstmal der schnellste, wenn auch vielleicht nicht der eleganteste Weg um das Problem zu lösen.

Dateigrößen für Exceltabellen beeinflussen

Dirk — Wed, 19 Jan 2011 19:53:41 +0000

Meine aktuell größte Exceltabelle hat 98 MB und besteht aus mehr aus 300.000 Datensätzen in einem Tabellenblatt und aus diversen Tabellenblättern mit Grafiken und Auswertungen. Zum Öffnen braucht das Macbook Pro dafür ca. 15 Sekunden. Ich frage mich ja wie gross die Tabelle wird, wenn ich aktuell die Anzahl der Datensätze voll ausreize.

Manchmal hilft bei der Begrenzung der Datenmengen übrigens die Daten nochmal in eine neue Tabelle zu kopieren (Kopie aber auf die gefüllten Zellen beschränken) und anschliessend die Tabelle zu speichern. Alternativ kann man auch die Daten über Kopieren/ Inhalte einfügen/ Werte auch nur als Wertekopie speichern, das bringt meist einen recht ordentlichen Platzgewinn. Auch die Speicherung im aktuellen .xlsx-Format kann zur Reduzierung des Speicherplatzes beitragen.

Jede zweite Zeile in Excel formatieren (bedingte Formatierung)

Dirk — Tue, 18 Jan 2011 08:58:47 +0000

Früher waren Buchhaltungsblätter generell liniert, dieser Effekt lässt sich auch in Excel automatisieren, so dass man nicht permanent farbige Zeilen hinzufügen muss.

Markieren Sie den Bereich, in dem die Zeilen farbig markiert werden sollen. Aktivieren Sie den Befehl “Format – Bedingte Formatierung”. Daraufhin erscheint die Dialogbox “Bedingte Formatierung”. In dieser Box aktivieren Sie im linken Listfeld die Option “Formel ist”. Dann geben Sie in das Eingabefeld die folgende Formel ein:

=REST(ZEILE(A2);2)=0

Über die die Schaltfläche “Format” wählen Sie über die Karte “Muster” die entsprechende Farbe aus und bestätigen mit “OK”. Diese Farbe wird anschließend in einer zweiten Zeile verwendet.

Tastenkombinationen (shortcuts) für Excel

Dirk — Tue, 18 Jan 2011 08:57:51 +0000

Microsoft hat auf dieser Seite anschaulich Tastenkombination für das aktuelle Excel bereitgestellt, die die tägliche Arbeit erheblich beschleunigen und vereinfachen können. Die meisten Shortcuts funktionieren übrigens auch am Mac.

Mein persönlicher Favorit ist STRG + “.” für das Einfügen des aktuellen Datums ohne Formel etc.

Unterschiede bei der Sprachumstellung der einzelnen Excel-Versionen

Dirk — Tue, 18 Jan 2011 08:54:37 +0000

Bei der Installation eines PCs oder Macs oder auch bei der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters kommt ab und an die Frage auf, in welcher Sprache der Rechner installiert werden soll. Ist meist in Deutschland die Verwendung einer deutschen Tastatur und die Nutzung der deutschen Tastenbelegung
Nachdem wir gestern über die Unterschiede bei der Sprachverwaltung der einzelnen Excel-Versionen gestolpert sind, möchten wir hier einen kleinen Überblick über die Besonderheiten der aktuellen Excel-Versionen geben.

Office 2003 (PC)

In der wohl aktuell noch häufigsten genutzten Version ist die Einstellung der Sprache unkompliziert direkt über die Language Settings möglich. Dazu einfach über START/ PROGRAMME/ Microsoft Office/ Microsoft Tools den Punkt Microsoft Office 2003 Language Settings aufrufen und dort über den Punkt “Display Office 2003 in” die entsprechende Sprachversion einstellen. Nach dem Neustart der Officeprogramme sind allerdings nur Teile übersetzt, so steht in Outlook nach wie vor das Datum in der deutschen Version und auch der Kalender heisst nur an manchen Stellen jetzt Calender. Die Menüs für die Bearbeitung sind aber komplett in English abgebildet.

Office 2007 (PC)

Hier ist eine Umstellung ebenfalls über die Languages Settings möglich, allerdings sind diese bei der Auslieferung nicht dabei. Eine Sprache kosten ca. EUR 30,00 und kann hier direkt bei Microsoft bestellt werden; daneben gibt es auch ein Multipaket mit einer Reihe von Sprachen, welches auch als Firmenlizenz erwerbbar ist.

Office 2011 (Mac)

Für den Mac haben wir bisher keine Sprachpakete gefunden, aktuell gehen wir davon aus, dass man die Software nur jeweils in der gewünschten Sprache kaufen kann. Das Home & Business Paket kostet übrigens aktuell mit EUR 379 genauso viel für für den Windows-PC.

OpenOffice

Falls man sich für OpenOffice entscheidet, sollte man auch hier vorher überlegen, welche Version man installiert. Auch hier gibt es keine einzelnen language packs, vielmehr muss jeweils die komplette Software geladen werden. Eine Übersicht findet sich direkt hier.